10 tipů, jak efektivně využít Slack (nejen) pro práci z domova - Lumeer (2023)

Proč používat Slack (nebo podobný nástroj)? Dnešní svět je velmi rychlý. A konkurence nikdy nespí. Využití nástrojů je naprosto nezbytné pro získání konkurenční výhody. Zvláště pokud jde o něco tak jednoduchého, jako je nějaký druh komunikačního nástroje.Prohrát,nezáleží na tom víc,Google Catatd. Podívejme se na ty nejoblíbenější. Jak mohu používat Slack?

Představujeme Slack

K dispozici také jako prezentace

(Video) Rocket Recovery System - Building Lumineer

Přihlaste se k odběru newsletteru a získejte bezplatnou prezentaciJak efektivně využít Slack k (nejen) práci z domova!

Stisknutím tlačítka použít souhlasíteObchodní podmínky.

Jak efektivně používáte Slack?

Naši aplikaci (Lumeer) jsme vyvinuli s týmem, který funguje pouze na dálku. Slack používáme od prvního dne. Přinášíme naše dlouholeté zkušenosti z první ruky. Zkontrolovali jsme také mnoho dostupných zdrojů (články, tipy, návody, videa) a pečlivě jsme vybrali jen ty nejlepší, abychom mohli Slack využívat co nejefektivněji.

Nemusíte tedy procházet všemi obtížemi sami nebo si dělat vlastní výzkum. Zde je seznam doporučení pro vás:

#1 Vytvořte virtuální kancelář pomocí kanálů

Ať už sedíte doma nebo ve své oblíbené kavárně, virtuální místo, kde se zorientovat, najít vše, co potřebujete, a spojit se s podobně smýšlejícími lidmi, se může hodit.

V kanceláři můžete jednoduše projít kolem sousedního týmu, uspořádat schůzku v konferenční místnosti nebo se sejít s kolegou na chodbě či v kuchyni.

Vytvořme tato místa ve virtuálním světě.

Přesně k tomu slouží kanály ve Slacku. Kanál může být veřejný, soukromý, pouze pro vybranou skupinu... Ale nyní se zaměřme na veřejný:

1. Nejprve vytvoříme kanály pro každý projekt zvlášť (např. #proj-spusteni-2020). Zde se setkávají různé týmy, které spolupracují na konkrétním projektu. Na tento kanál přesuneme všechny zprávy, poznámky ze schůzek, diskuze, soubory, komentáře, v podstatě cokoliv. Tímto způsobem jsou informace centralizované a snadno dostupné [Prohrát].
2. Vytváříme týmové kanály (např. #tym-marketing). Budeme je používat pro týmové diskuse, abychom zůstali ve spojení po celý den. Důležité soubory a složky, které jsou upravovány, lze připnout na začátek kanálu a jsou vždy dostupné.
3. V závislosti na velikosti vašeho týmu nebo společnosti můžete také využít týmové kanály k vedení svých každodenních ranních schůzek (Zobrazit). Případně můžete vytvořit vyhrazený kanál pro celopodnikové hlasování (např. #voting).
4. Vytvořte kanály pro konkrétní události a úkoly (např. #event-mass-hamp-kve20, #revize-prodeje-kve20). Tyto zdroje obvykle existují pouze krátkou dobu a jsou archivovány na konci události.
5. Vytvořte kanály, kde lidé mohou najít konkrétní pomoc (např. #help-finance, #help-it). Ujistěte se, že na těchto kanálech je vždy někdo na zavolání, kdo může odpovědět v přiměřené době.
6. Vytvořte kanály pro volnočasové a zábavní aktivity, kde mohou lidé komunikovat, např. B. na chodbě nebo v kuchyni (např. #chodba-nej-pizzas). Dávejte však pozor, abyste neohrozili účinnost (viz níže).
7. Vytvořte obecná umístění (např. #ads) pro všechny kategorie reklam. Tyto kanály se používají zřídka a obvykle do nich mohou psát pouze administrátoři dané kategorie.

Rozdělení komunikace mezi obash je způsob, jak efektivně používat Slack a udržet si jasné zaměření.

#2 Pojmenujte kanály podle jejich důležitosti

Všimli jste si v předchozí části, jak jsme používali předpony názvu kanálu?

Správná struktura pojmenování kanálů vám pomůže je snadno najít. To umožňuje okamžitě rozpoznat, o jaké téma se příslušný kanál týká, a posoudit tak relevanci pro vaši konkrétní otázku nebo váš příspěvek.

# 3 Sdílejte svou dostupnost s týmem

Být neustále online není vůbec zdravé. Pracovat více než 40 hodin týdně zvyšuje pravděpodobnostVýskyt deprese až dvakrát.

Slack pomáhá lidem se lépe propojit, ale někdy toho může být příliš. Mnoho pracovníků na dálku hlásí potížepo práci vypnouta řídit správněRovnováha mezi pracovním a soukromým životem.

Jak můžete pomocí Slacku dát svým kolegům vědět, kdy jste k dispozici? Jednoduše nastavte svůj stav, aby vaši kolegové věděli, zda tvrdě pracujete a plně se soustředíte, na schůzce, na procházku nebo na cvičení, a držte se dál od obrazovky nebo klávesnice.

Můžete také naplánovat automatické mazání stavu.

Aby byl váš stav snadno rozpoznatelný, můžete použít následující zkratky.

# 4 Používejte veřejné kanály a témata

Studie ukazují, že více než polovina lidí pracuje na dálkucítit se odděleněkolegů a společnosti. Je naprosto nezbytné, aby byli všichni zúčastnění a informováni. Bez fyzické přítomnosti je to mnohem obtížnější.

Náš tým tím trochu utrpěl. V určitém okamžiku jsme si uvědomili, že téměř veškerá komunikace probíhá na soukromých kanálech a veřejné kanály jsou zcela tiché a bez života. Tito nepříliš upovídaní borci se najednou ocitli v zemi nikoho.

Základním pravidlem je mít co nejvíce diskuzí (pokud nejsou přísně soukromé) na veřejných kanálech. Pomocí vláken uspořádejte jednotlivá vlákna do kanálů, aby se vlákna nepletla.

# 5 Zbavte se zvuků upozornění

Nyní, když víme, jak používat Slack k udržení hladkého toku informací, je čas tento tok trochu zpomalit. Slack je nástroj produktivity, ale také to může nějakou dobu trvat.

Můžete dávkově pracovat s dobrými staromódními e-maily. E-mail byl asynchronní. Zprávy se budou hromadit, dokud nezačnete odpovídat.

Slack je vysoce synchronizovaný a neustále vyžaduje vaši pozornost. I když je velké množství zpráv, které během dne dostáváte, užitečné, neustále přerušují vaši práci a vyvádějí vás z míry.

Podle výzkumů to trvá v průměru 23 minut a 15 sekund.přesměrovatpro případ, že by vás někdo vyrušil. Několik studií to potvrzuje. Takže to nestojí jen prostoje.Budou vás psychicky zkazit na další půlhodinu.po.

Naštěstí je řešení velmi jednoduché. Nastavte si oznámení, abyste dostávali přímé zprávy pouze tehdy, když se o vás někdo zmíní nebo když někdo použije vaše klíčové slovo.

připravit-seheimlichklíčové slovo, které zná pouze váš tým (a další potřebné osoby). Pokud toto klíčové slovo použijete, budete upozorněni, i když je zakázáno. Každý by ho samozřejmě měl používat jen v nezbytně nutných případech.

Použijte také článek@zmínky a reakceabyste získali rychlý přehled o tom, co chcete zpracovat. Je to další způsob, jak používat Slack, abyste zůstali soustředění a soustředění.

#6Použijte seznam účastníků

Jedná se o méně používanou funkci, která však může nabídnout velkou hodnotu. Jeho použití před kontaktováním lidí bude považováno za více respektující jejich soukromí.

Pokud chcete někoho kontaktovat a očekáváte okamžitou odpověď, je dobré předem použít seznam členů kanálu, abyste zjistili, zda jsou lidé online nebo jaký je jejich stav. To nám může pomoci určit, zda má smysl psát zprávu v tomto okamžiku.

Můžete také najít nějaké zajímavé věci ve svém popisu jako téma pro soukromou diskusi.

#7používat upomínky

Často dostanete zprávu, o které víte, že ji chcete oslovit, ale prostě nemáte čas. Naštěstí si ve Slacku můžete nastavit připomenutí a v budoucnu vás o těchto novinkách budeme informovat. Stačí kliknout na tři tečky vedle zprávy a požádat Slacka, aby vám „připomněl“ [C].

To vám pomůže lépe si zorganizovat čas. Doporučujeme použít AnyEisenhowerova metodaÓhospodaření s energií.

#8Připojit

Jak můžete používat Slack, abyste zůstali ve spojení se svým týmem? Doporučujeme často používat vestavěné funkce videa a volání. i když slavnýVzorec Alberta Mehrabiana(7-38-55) je tak často nepochopený, že to nic nemění na skutečnosti, že slova jsou pouze jedním ze tří prvků komunikace (tón a řeč těla jsou další dva).

Video může rychle a snadno objasnit nedorozumění. Lidé jsou také obecně přátelštější, když s někým jednají tváří v tvář.

Udělejte si také čas na oslavu úspěchů. Je to jedna z klíčových složek pro udržení motivace lidí. Lze jej implementovat i do vašeho.proces neustálého zlepšování.

Přemýšlejte o tom, jak zapojit celý tým. S celníky si také můžete připít online prostřednictvím videa. Kdokoli může přinést své oblíbené jídlo nebo nápoj a říct ostatním o jeho původu a popsat jeho vůni a chuť.

Manažeři by měli věnovat zvláštní pozornost svým oznamovacím a diskusním kanálům, protože vám budou chybět konverzace v kuchyni a na chodbě.

Také doporučujeme nepřeskakovat organizační strukturu. To může být velmi škodlivé pro manažery, kteří se vám hlásí. Cítí se odstrčení nebo v horším případě neschopní. Vaši podřízení budou zase zmatení z toho, kdo stanovuje cíle a úkoly.

#9Podívejte se na další aplikace a integrace

Čím méně musíte rozptylovat svou pozornost (kontext), tím více se můžete soustředit a být produktivnější. Vyhněte se neustálému přepínání aplikací a využijte toho na maximumintegrace aplikacíaautomatizacemimo službu

Obzvláště oblíbené a užitečné jsou integrace pro ukládání souborů (Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive), kalendář (Google Calendar, Outlook Calendar) a schůzky (Zoom, Google Meet, Cisco Webex).

Pro opravdu vysokou produktivitu je pohodlné míttři typy systémů pro záznam informací(Smartsheet poskytujestáhnout přímotéto zprávy):

• Customer Record System (CRM): Integrujte Slack s HubSpot CRM, Zoho CRM,Lumeer CRM,
• Systém finančních záznamů (ERP): Integrujte Slack se SAP, InFocus, SalesForce ERP,
• Operational Record System - nástroje pro spolupráci. Zachyťte a spravujte projekty jako Asana, Trello, Jira, Todoist, Monday.com neboLumeer.

Abyste si zachovali týmového ducha a motivaci, doporučujeme podívat se na některé integrace kategorií.Týmová kultura a lidské zdroje.

#10Nezapomeňte na email

Neptejte se Slacka ani e-mailu: myslete na Slack + e-mail. Butterfield to přiznal na konferenci o příchozím marketingu HubSpot v Bostonu. Jeho úplný citát ukazuje, co si Butterfield, CEO společnosti, která zabila e-mail, skutečně myslí o e-mailu a jeho budoucnosti: „E-mail bude pravděpodobně existovat 30 až 40 000 let nebo déle. Je těžké si představit, že by zmizel, protože teď pro nás plní tolik rolí. Je to centralizovaný systém pro resetování všech našich hesel. Zde přijímáme všechny naše účty a transakce. Je to způsob, jak může kdokoli na světě poslat zprávu jiné osobě. Je velmi nápomocný.

I když většina vaší komunikace probíhá ve stylu chatu, stále existují dobré důvody, proč poslat starý dobrý e-mail.

Závěr

Vytvořte si vlastní firemní příručkuJak používat Slackse všemi pravidly a doporučeními. Můžete nastavit předpony pro názvy kanálů, kanály oznámení, pravidla pro používání chatu a e-mailu atd.

Každý podnik má jiné potřeby a prostě neexistuje univerzální řešení.

Doufáme, že budete používat Slack stejně efektivně jako my. Nyní, když jste definovali svou komunikaci, je čas začít přemýšlet o tom, jak chcete, aby vypadala.Zaregistrujte své projekty.